为使学校的立卷归档工作顺利进行，完整地保存学校在各项活动中形成的文件材料，为领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。
第一章 档案立卷归档
第一条 凡是在学校公务活动中直接形成的论述和反映本校工作、活动并有保存价值的各类文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录，均由资产管理中心档案管理科集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
第二条 归档时间
1.党群、行政、设备、外事、校办产业、声像档案于文件资料形成后的次年3月30日前归档；
2.教学档案中的学籍档案在当年十月底以前归档；教学管理方面的文件材料次年归档；
3.科研、产品与开发项目，在该项目完成二个月内将全部材料整理归档；
4.基建档案在基建工程交工验收三个月内，由相关负责部门整理、编制移交清单同全部材料一并归档；
5.财会档案由财务中心分类整理、保管一年后 30日内，同财会档案目录、移交清单一并归档；
6.重要会议、活动的文件材料在会议或活动结束一周内由承办人整理归档；
7.实物档案应于当年12月31日前归档。
第三条 归档要求
1. 遵循文件资料形成的自然规律，保持文件资料之间的有机联系，区分不同介质，便于保管和利用；
2.归档文件资料以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；
3.归档的文件资料原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，归档时可保存与原件一致的复制件，并书面说明原因；
4.归档文件资料要求齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件资料应予以复制，优先使用黑色签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等字迹不牢固的工具书写；
5.归档文件资料应去除金属物，已破损的应予以修复、托裱整齐；
6.各种类的电子文件应依据电子档案技术存储标准归档。
第二章 档案保管
第四条 资产管理中心档案管理科对学校各类档案实行统一集中管理，编制各类档案归档、检索目录。
第五条 档案工作人员进出档案库房，随手落锁，经常检查门窗，发现不安全因素，及时采取措施。
第六条 库房保持干净、整齐，每日记录温湿度，定期通风、除尘，保持温湿适度，防止档案腐烂变质。
第七条 库房采取防火、防盗、防强光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温等安全措施，定期检查档案保管情况，发现问题及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
第八条 库房柜架要与窗户成垂直方向排列，柜架之间的通道不少于1米，柜架与墙距不少于20厘米，保证通风与行走方便。
第九条 库房柜架的排列，从库房入口处自左至右按一级类目顺序依次排列、编制柜号，在柜子每格的固定部位，制作包括门类、年代、档号的卡片，以达存取方便。
第十条 档案的收进、移出、保管、利用、移交要进行登记和统计，做到数据准确、详实。
第三章 档案安全与保密制度
第十一条 档案工作人员应贯彻执行《中华人民共和国档案法》，遵守党和国家保密法规，做到保管档案不失密、不泄密、维护档案的完整与安全。
第十二条 档案工作人员严禁携带档案材料或机要文件游览、参观、探亲、访友或出入公共场所，不得随意将档案中的内容、数量、存放位置转告他人。
第十三条 非资产管理中心档案管理科工作人员，未经允许，不得擅自进入档案库房，查阅档案可在阅文室等候，由档案管理人员按查阅者的需求调卷，在阅文室查阅，并办理查阅手续。
第十四条 查阅档案者，必须注意保护档案，不许拆卷、抽页、涂改、圈划、加点、批注，不能私自摘抄和拍照，不能把档案内容随意转告他人。
第十五条 查阅、摘抄、复印密级档案时，要严格把握审批手续，不经有关部门批准，不得借阅、抄录、复印和描绘。经批准抄录、复印的材料应及时销毁、严防遗失。
第十六条 有关学校的重大发明、重要科研成果及获专利的档案材料，必须经学校主管领导批准，方可查阅。
第十七条 密级以上信息不得上网，可采用单机处理，以防失密、泄密。
第十八条 档案库房内严禁存放易燃易爆危险品，禁止在库房内吸烟，防火器材要保证始终处于良好状态。
第十九条 档案工作人员每天工作完毕后，必须把取出的档案材料及时放入库房档案柜架内，不得放在桌上或随意堆放，下班前要检查门、窗，切断电源。
第二十条 档案工作人员调离本部门时，必须严格办理档案交接手续，交接手续完备方可离岗。
第三章 档案利用
第二十一条 学校工作人员因工作需要，可直接到资产管理中心档案管理科借阅本单位（部门）移交的档案材料，如果需要摘抄和复印，必须经资产管理中心档案管理科负责人员同意，方可复印。借阅本单位（部门）以外的档案材料，必须经主管部门审核批准后，方可借阅。
第二十二条 根据学校有关规定，借阅相关档案应通过以下各主管部门：
（一）查阅财会档案，必须经资源保障部有关领导批准。
（二）查阅基建档案，必须经资源保障部有关领导批准。
（三）查阅党务类档案，必须经党务系统有关领导批准。
（四）公、检、法单位查阅学生情况，应先通过学校保卫处审核相关手续。
第二十三条 毕业生查阅学籍档案，须持本人身份证来馆查阅。
第二十四条 用人单位查阅毕业生学籍档案，应持单位证明（介绍信）及有效证件。任何单位或个人以传真或电话查阅概不受理。
第二十五条 校外单位或个人查阅档案，须持单位介绍信及有效证件，由相关部门陪同方可来馆查阅。如需要摘抄或复制，须经学校同意，资产管理中心档案管理科工作人员在场的情况下，方可摘抄或复制。
第二十六条 本校教职员工借阅档案时，严禁拆卷、抽页、涂改、圈划、加点、批注，不能私自摘抄和拍照，必须保证档案的完整与安全。如有破损、丢失、涂改等情况，立即追究责任，视情节轻重和所造成的后果，由学校酌情处理。
第二十七条 学校档案一律不外借，如有特殊情况必须借出时，须经学校批准，严格履行借阅手续，严禁转借并限期归还。归还档案时，经当面检查清点无误，予以注销，如发现有转借、损坏、丢失及泄密现象，可视情节轻重和所造成的后果，由学校酌情处理。
第二十八条 档案借出期限一般不超过2周，如有特殊情况，经档案工作人员同意，可办理续借手续，并按期归还。
第四章 图纸修改补充
第二十九条 图纸归档前的更改，系相关部门的职责，资产管理中心档案管理科不予受理。图纸归档后的更名、补充，应经学校同意，方可更名、补充。
第三十条 更名补充的图纸档案，应严格按照更名的建议、审核、会签、批准、施改程序进行。
第三十一条 勘误性更改、适应性更改、更新性更改等，都应按照规改、刮改等有关规定进行。
第三十二条 底图归档应予以登记造册，确保账、图一致。
第三十三条 归档底图要定期检查、清点，对破损的及时修补，对因沾污而不能再复印或破损后无法修补的底图，经学校同意，办理复制手续后方可复制。
第三十四条 底图、刮图、复印图等更换新图，旧图一律作废。归档时，必须经有关设计人员履行签字手续后方可归档，并将代替后的底图等加盖“作废”印章，另行存放。
第三十五条 新设计套用原材料时，不得改变原档案的内容，更不能把原有档案内容作废或毁掉。
第三十六条 对每次的反馈信息或变更都要记录在档案的“备考表”中，供利用者参考。
第五章 实物档案管理
第三十七条 学校在精神文明建设、教学、科研和管理等各项工作、活动中获得的奖杯、奖牌、奖状、锦旗等；领导题词；友好单位互赠的贵重物品、纪念品、字画等；学校停止使用的印章、徽标等均称为实物档案。
第三十八条 学校在工作、活动中形成的各种实物档案均应收集齐全。
第三十九条 资产管理中心档案管理科应对实物档案按照规定逐件登记，分类、编号，设专室、专柜妥善保管。
第四十条 实物档案库应保持整洁、定期检查、做好各类防护措施。
第四十一条 参观实物档案，严禁拍照、复制或复印。
第四十二条 学校实物档案概不外借。如学校举办重大活动、重要展览等，确需借用的，须经学校同意，严格办理借阅手续，并限期归还。若有损坏，视情况轻重，由学校酌情处理。
第六章 档案统计
第四十三条 资产管理中心档案管理科应建立健全档案的收集、移出、整理、编研、利用、鉴定、销毁等统计，以及资产管理中心档案管理科各项指标的基本统计和其他专门统计。
第四十四条 资产管理中心档案管理科应当指定专人负责档案统计工作，编制各项工作的日常登记簿，按要求填报各类统计数据和报表。
第四十五条 档案统计内容、指标、计量单位要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。各类统计应做到填报及时，实事求是，数据不得随意估算、虚报。
第七章 档案鉴定、销毁
第四十六条 资产管理中心档案管理科应会同相关部门（单位）组成鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。
第四十七条 档案鉴定小组对超过保管期限的档案提出鉴定意见，资产管理中心档案管理科形成鉴定报告，报请学校批准后方可销毁或延长保管期限。
第四十八条 资产管理中心档案管理科对不需归档的文件材料，必须逐件审查、填写销毁清册，报请学校批准后方可销毁。
第四十九条 应销毁档案由学校指定的2名监销人员，到上级部门规定地点销毁。应销毁档案不准擅自出售给个人或废品收购部门。监销人员必须在销毁登记册上签名，并注明销毁日期。
第五十条 档案销毁清册应归档并永久保存。
第八章 附 则
第五十一条 本制度由学校资产管理中心档案管理科负
责解释。
第五十二条 本制度自公布之日起施行。原《黄河科技学院档案工作制度》（院政〔2024〕45号 ）同时废止。
